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帳簿書類の電子化

2020年02月05日

財務事業部

こんにちは、財務事業部です。

今回は、昨年12月12日に発表された令和2年度の税制改正大綱の中から

電子帳簿保存法に関する部分について一部ご紹介します。



現在、高度情報化、働き方改革や業務の効率化、

そしてデジタル経済の進展など経済社会の構造変化に伴い、

納税者の利便性向上を図る環境づくりが推進されています。


国税庁では、年末調整の「電子化」をはじめ、ペーパーレス化が推進され、

納税者の事務負担軽減が期待されます。

近年では、電子化を推進する観点から、

紙の取引帳票を電子的に保存しやすくするよう電子帳簿保存制度の改正が続いています。

令和2年度税制改正大綱では、「電子帳簿保存法」の改正がされ、

クラウドに保存された経費の「データ」が、

国税関係書類として適切に保存しているものとして認められることとなりました。

国税庁では、本改正に基づく電子データ保存に係るQ&Aが公表される予定です。



今回は、「電子帳簿等保存制度」と帳簿書類の電子化のメリットについて紹介させて頂きます。



[1電子帳簿保存制度]について

はじめに、納税者は適正な申告をするために、1年間に生じた所得の申告をするにあたって、

日々の取引を記帳し、帳簿(仕訳帳や総勘定元帳)や書類(請求書、契約書、領収書)を

一定期間(注)保存する義務があります。

(注)一定期間とはその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間です。

[ただし、会社法では10年間の保存期間が定められているので注意が必要です。]

この帳簿書類の保存にあっては、①紙保存、②紙からスキャン保存、

そして今回の主題である③電子データの保存の3つの方法があります。

(注)スキャナ文書保存は割愛


① 紙による保存が原則となります。

そのため「原則的」には電子計算機で作成した帳簿書類についても、

電子計算機からアウトプットした紙により保存する必要があります。

しかしながら、企業の規模拡大につれ、膨大な書類を「紙」で保存や整理することが、

納税者の文書負担を増す結果になっています。

そこで、文書保存の負担軽減を図る観点から、税務署長の承認を受けた場合には、

①「紙媒体」の保存に代えて、一定の要件の下で、

③電磁的記録等による保存等が認められる、「電子帳簿等保存制度」があります。

この制度は、保存が義務づけられている帳簿書類は、一定の要件の下で、プリントアウトせずに、

③「電子的に作成したデータ」を保存することができる制度です。


では、この制度の適用を受けるには、どのようにすべきでしょうか?

③電磁的記録(電子データ)による保存


電磁的記録による保存を行う場合には、

あらかじめ所轄税務署長に対して申請書(注1)を提出し、承認を受けること、

そしてこの申請書は、備付けを開始する日の3か月前の日までに提出する必要があります。(注2)

(注1) 申請書:『国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書』

及び添付書類(操作説明書など)。

特筆すべき点としては、手続き負担が従来より軽減されており、

市販のソフトを対象に令和元年(2019年)9月30日以後に行う承認申請から、

(JIIMA)による認証を受けたものを利用する場合については、

[簡素な様式の申請書]で申請することができます。

(注2)期限

イ)帳簿(現金出納帳、売上帳等)・・備え付けを開始する日の3ヶ月前

ロ)書類(契約書、領収書)・・・・・保存を開始する日の3ヶ月前

具体的には4/1から適用を受けるためには、12/31までに上記の申請書を提出する必要があります。


(留意点)

○課税期間の中途からは原則として受けられないこと

○タイムスタンプの付与又は改竄防止の為に事務処理規定の作成運用(令和2年の改正で要件緩和)

○検索要件の確保

上記3点は注意が必要です。



[2帳簿書類の電子化のメリット]

○軽減税率(複数税率)による経理業務の煩雑化を軽減


令和元年10月より導入された軽減税率により、2種類の税率が混在することになり、

この複数税率を適切に運用するために、「区分記載請求書等保存方式」が導入されています。

① 軽減税率の対象品目である旨、

② 税率ごとに区分して合計した対価の額、

以上2項目を請求書等に明記する必要があります。(詳細については当ブログ参照)


このように、複数税率の導入により記帳など経理処理が煩雑化し、

区分経理に対応した帳簿や請求書の保存が必要になっています。

実際に、従来の増税とは異なり、対応に苦慮した方が多いのではないでしょうか。

令和2年度税制改正大綱より、

「電子帳簿保存法」の改正で受領者が恣意的にデータを改変できないクラウドを利用しておれば、

事務処理規程の作成なしで、経費の支払いデータなど

「電子データそのもの」で保存することが認められます。

クラウド上に請求書や領収書を電子データで保存することで、

軽減税率の対応ができ、作業にかかる負荷が軽減されることも見込まれます。


今後のインボイス制度への対応からも、電子帳簿等保存制度の利用を検討されてはいかがでしょうか。


              
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