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こんにちは。税理士法人 久保田会計事務所 経営財務部です。

今回は、当ブログにて何度かお伝えさせていただいております

「電子帳票保存の改正」について、

ある程度具体的な対応について考えてみたいと思います。

【電子帳簿保存改正の概要について】

電子帳簿保存とは、電子取引を行った場合の書類について、

電子データで保存する必要があるというものです。

イメージとしては、メールで受け取ったり、

顧客マイページからダウンロードしたPDF形式の請求書が一番想像しやすいのではないでしょうか。

そして、これらのデータについて、

一度プリントアウトして紙で受け取った請求書等と一緒に保存している方も多いかと思います。

令和４年１月１日以降、これらのデータで受け取った請求書等については

一定要件を満たしたかたちでデータで保存しなくてはならなくなります。

その一定要件とは、以前の当ブログでもご紹介いたしましたが、

Ⅰ真実性の要件(次のいずれか)

①　取引情報にタイムスタンプを付す

②　記録事項の訂正削除を行った場合に内容を確認できるシステム

又は訂正削除ができないシステムを用いる

③　事務処理規定を定め、その規定による運用を行う

Ⅱ　可視性の要件(次の全て)

① 保存場所にパソコン等を備え付ける

②　電子計算機処理システムの概要書を備え付ける

③　検索機能を確保する

というものです。

具体的な対応としては、タイムスタンプを入れるor事務処理規定を定めて、

PCの決まったフォルダに検索しやすいファイル名（日付_相手先_取引金額）を

付けて保存することになろうかと考えられます。

業態により違いはありますが、多くの中小企業は、

ほとんどの場合、請求書等をPDFデータ等で受領しているケースは少なく、

ネット通販会社で購入した消耗品や一定のサービスに関する請求書程度かと思います。

そういったケースの場合、真実性の要件をタイムスタンプで満たすことは

システムの導入・改修コストもかかりますし、

そのコストも予想がつきにくいことから、事務処理規定を作成しつつ、

容易に検索できるファイル名でデータを保存する方法が現実的な対応になるかと思います。

そうして電子帳簿の分量を把握した上で、

タイムスタンプを導入するかを検討されるのが良いかと思われます。

ただ、営業担当者の出張など、立替経費が多いケースは注意が必要です。

例えば、営業担当者が出張経費を一旦立替払いを行い、

後に精算することも多いかと考えられますが、

この場合の領収書をPDFデータ等で受け取った場合、

「会社の業務遂行上の経費」となることから、

会社の電子取引となり、この領収書は上記保存方法での保存が必要となります。

PDFデータ等で受け取った領収書等を印刷したものを使って経費精算を行っている場合には、

会社から直接支払いができるような業務フローにすることを検討するなどの対応が必要かと思われます。

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